Quand lemployeur met à disposition du salarié un téléphone fixe ou mobile, il fournit avant tout un outil nécessaire à lexécution du travail. Lemployeur ne peut pas interdire toute utilisation du téléphone à des fins non professionnelles (sauf situation très spécifique) car une telle interdiction serait disproportionnée. Cette utilisation du téléphone, à usage personnel, doit demeurer raisonnable et ne pas porter préjudice à lemployeur. La Commission Nationale de lInformatique et des Libertés (CNIL) admet par exemple que lemployeur puisse mettre en place des contrôles pour sassurer du caractère non abusif de lutilisation du téléphone par le salarié.
Lemployeur qui souhaite mettre en place un système de surveillance des communications doit donc respecter le principe de proportionnalité (cela signifie que le contrôle doit être pertinent, non excessif et être nécessaire à lobjectif poursuivi) et la vie privée du salarié, qui dispose dun droit au respect de son intimité sur son temps et lieu de travail. Il peut par exemple mettre en place un dispositif collectant des informations issues de téléphones professionnel, mais il doit préalablement consulter les instances représentatives du personnel et informer les salariés quils feront lobjet dune surveillance.
Pour ce qui est des comportements abusifs, lemployeur peut sanctionner un salarié qui a utilisé abusivement son téléphone professionnel. Toutefois, en cas de contentieux, il devra être en mesure de prouver cette faute. La preuve devra être apportée loyalement. Cela signifie par exemple quun dispositif de surveillance qui na pas été porté à la connaissance des salariés, soumis à la consultation du Comité dentreprise ou déclaré à la CNIL nest pas recevable. En effet, les preuves obtenues par des procédés portant atteinte à la vie privée des salariés ne sont pas valables. La sanction dune utilisation abusive peut aller jusqu'au licenciement, parfois pour faute grave. Mais la faute grave n'est retenue que si le salarié a continué de téléphoner malgré les mises en garde de son employeur.
Lemployeur peut aussi demander à son opérateur de téléphonie de recevoir une facturation détaillée. La vérification des relevés de la durée, du coût et des numéros des appels téléphoniques passés à partir de chaque poste, permettra à lemployeur de sassurer que le salarié na eu aucun comportement fautif. Cette vérification peut être faite sans autorisation préalable des salariés.
Les juges estiment que la simple vérification des relevés, de la durée, du coût et des numéros des appels téléphoniques passés à partir de chaque poste au moyen dun autocommutateur par exemple, et sans que la mise en place nait été préalablement portée à la connaissance du salarié, nest pas un procédé de surveillance illicite. A linverse, lécoute ou lenregistrement des conversations téléphoniques des salariés sans avoir obtenu au préalable leurs consentements est illégal et puni pénalement.